The official report of the AGM is handled by our office and is based on a recording tape. Because many urgent matters had to be dealt with, the office has not finished the official report yet. This will be done asap.

Please see this information not as the official report, but as an information page in which we look back and give background information.

As usual, not all National Delegates were present at the AGM. For that reason, we give an overview of the most important facts.

The far most important fact was that all delegates present were in favour of continuing the history of BMW Club Europa !

The second important point is that all delegates were in favour of one Europe.

This means
   • all of us must have respect for the different types of goals, cultures and wishes within the clubs (thanks to the richness in differences in European culture ) and the differences in demands to the European umbrella as a result of this.
   • we are aiming at a break even budget as soon as possible
   • we must strengthen our cooperation with the BMW club world

As a consequence, a new concept must be worked out for BCE, which has to be decided and applied as soon as possible, so that we cope with the new situation in which BCE is now.

At the 2008 AGM, a new board team was elected, which has the task to guide BMW Club Europa through the coming restructurin .

But first, we’d like to thank the former board members, who performed their task with a heart for BCE. Thank you very much Heinz-Gerd, Michael and Ron. A very special thanks goes to Jan Van Ruijven, who has been president for so many years as well as the face of BCE.

Die JHV des BMW Club Europa im März 2008 Der offizielle Bericht zur JHV wird von unserem Club Office, anhand von Tonbandaufnahmen, erstellt. Weil es derzeit viele dringende Angelegenheiten zu bearbeiten gibt, wurde der Bericht durch das Club Office noch nicht fertig gestellt. Dies wird so bald wie möglich geschehen.

Bitte sehen Sie diese Information nicht als offiziellen Bericht an, jedoch als eine Seite zur Information, in welcher wir zurückschauen und Background Informationen geben.

Wie üblich, waren nicht alle nationalen Delegierten während der JHV anwesend. Aus diesem Grunde, geben wir eine Übersicht über die wichtigsten Fakten.

Die allerwichtigste Tatsache war, dass alle anwesenden Delegierten zu Gunsten der Fortführung der Historie des BMW Club Europa waren !

Der zweite wichtige Punkt ist, dass alle Delegierten zu Gunsten eines Europas waren.

Dies bedeutet
   • wir alle müssen Achtung vor den verschiedenen Arten der Ziele, Kulturen und Wünsche innerhalb der Clubs haben (dank des Reichtums an Unterschieden in der europäischen Kultur) und infolgedessen an den Unterschieden in den Anforderungen an einen europäischen Dachverband.
   • wir müssen ein kostendeckendes Budget ausarbeiten
   • wir müssen unsere Zusammenarbeit mit der BMW Club Welt stärken

Demzufolge, muss ein neues Konzept für BCE ausgearbeitet werden, dass sobald als möglich entschieden und abgestimmt werden muss, so dass wir es an die neue Situation angleichen, in der BCE nun ist.

An der JHV 2008 wurde ein neues Präsidiumsteam gewählt, welches die Aufgabe hat, BMW Club Europa durch die anstehenden Umstrukturierungen zu führen.

Aber zuerst müssen wir den ehemaligen Präsidiumsmitgliedern, welche ihre Aufgabe mit viel Herzblut für den BCE durchgeführt haben, ein herzliches Dankeschön sagen. Vielen Dank Heinz-Gerd, Michael und Ron. Ein besonderes Dankeschön geht an Jan van Ruijven, welcher als Präsident für viele Jahre das Gesicht von BCE war.

One might say that BMW Club Europa has ‘a situation’. In order to deal with this situation the new board had to get organised. We worked out a plan:

short term  - by end of May
- Transfer legislative documents from old board to new board. Transfer communication systems, setting up new comm. systems.
- Consolidate & review of all contracts of BCE Adapt existing financial plan were ever to more efficiency.
- Installing & learning job by the new boardmembers, deal with every day BCE club life, Public Relations new board
- Start to develop new communication tools. Review of site.
- Start development a medium term plan that will be applied till end of 2008
- Intensify relations to the National Delegates (e.g. this Newsletter) and BMW / Council & BMW club world

medium – by end of August
- Setting activities 2008 on cruising speed
- Develop better internal relations by contacting individual members (these are the countries/clubs not the persons)
- Develop new website, forum and other internet applications
- Develop long term plan
- Setting the lines for the double task: the real umbrella work and the extended work (the second level), calculating the budgets.

long term  - after Int. Council meeting
- Presentation of the proposed new concept for the new BMW Club Europa
- Interaction between National Delegates & board in order to proceed following the wishes of the member clubs
- Creation of the new restructured BCE, based on new way of working, new budget, new system, etc.

Es kann gesagt werden, dass BMW Club Europa in “einer speziellen Situation” ist. Um sich mit dieser Situation zu befassen, musste sich das neue Präsidium organisieren. Wir arbeiteten einen Plan aus:

kurzfristig - bis Ende Mai
- Übertragung der gesetzlichen Dokumente vom alten Präsidium auf das neue Präsidium. Übertragung der Kommunikationsmittel, Einrichtung neuer Kommunikationsmittel.
- Bilanzierung & Durchsicht aller Verträge von BCE. Wo möglich Anpassung an den bestehenden Finanzplan für mehr Effizienz.
- Einarbeitung & Lernphase für die neuen Präsidiumsmitglieder, beschäftigen mit dem täglichen BCE Clubleben, Öffentlichkeitsarbeit des neuen Präsidiums
- Beginn mit der Entwicklung neuer Kommunikations-Tools. Prüfung der Seite.
- Beginn mit der Ausarbeitung eines mittelfristigen Plans umsetzbar bis zum Ende 2008.
- Stärkung der Beziehungen zu den nationalen Delegierten (z.B. dieser Newsletter) und BMW / Council und BMW Clubwelt.

mittelfristig - bis Ende August
- Beendigung der Einarbeitungs- und Lernphase, Übergang zum Tagesgeschäft
- Entwicklung besserer interner Beziehungen, durch Kontakt mit den individuellen Mitgliedern (dies sind die Länder/Clubs, nicht die Personen)
- Entwicklung neue Website, Forum und anderer Internetanwendungen
- Ausarbeitung langfristiger Plan
- Ausrichtung der Linie auf eine Doppelfunktion: die echte Dachorganisationsarbeit und die ausgeweitete Arbeit (die zweite Ebene), Kalkulation des Budgets.

langfristig - nach dem Council Meeting
- Abschlussphase des neu vorgeschlagenen Konzeptes für den neuen BMW Club Europa
- Interaktion zwischen den nationalen Delegierten und dem Präsidium, um im Anschluss den Wünschen der Mitgliedsclubs zu folgen
- Bildung des neu strukturierten BCE, ausgehend von der neuen Art und Weise der Arbeit, neuem Budget, neuem System, etc.

- The most important internal contacts for BMW Club Europa are the national delegates. They are the first in line in view of the information cascade to the clubs and BMW club members. In the past, there was no specialised communication tool between BMW Club Europa - office & board – and the national delegates. This means that during the year no or little interaction was done, which is not good. For this reason, as a first action, we have created the Delegates Newsletter.

- The BCE.net: all clubs and delegates have a password for the BCE.net. On top of the existing features – you can yourself update the data about your club, enter events in the calendar of events, send messages to clubs, etc.-, new applications will be installed, esp. on the field of downloads. Note: if you do not have your password, this can be asked at our office.

- Der wichtigste interne Kontakt für den BMW Club Europa sind die nationalen Delegierten. Sie sind die erste Linie im Hinblick auf die Informationskaskade zu den Clubs und den BMW Clubmitgliedern. In der Vergangenheit gab es kein spezielles Kommunikations-Tool zwischen BMW Club Europa – Club Office und Präsidium – und den nationalen Delegierten. Dies bedeutet, dass während des Jahres nur wenig oder keine Interaktion zwischen den Delegierten stattfand. Dies ist nicht gut. Aus diesem Grund haben wir als erste Aktion den Delegierten Newsletter entworfen.

- Das BCE.net: alle Clubs und Delegierten haben ein Passwort für das BCE.net. Zunächst einmal können Sie bei den bestehenden Features – die Daten Ihres Clubs selbst aktualisieren, Veranstaltungen im Event-Kalender hinzufügen, Mitteilungen an die Clubs versenden, etc., neue Anwendungen werden installiert, bspw. für die Download-Bereiche. Beachten Sie: sollten Sie kein Passwort haben, können Sie dies über unser Club Office erfragen.

- We guarantee that the classic office, as we know it until now, will be operational till the 4th quarter of the year 2008.
-The business plan will show how the office will work in the future. Several possibilities are studied. Whatever solution is chosen, a physical office will continue to exist.
- The postings by mail (paper) will be stopped, not only for reasons of budget, but also in order to inform our members better. This can be done by means of the internet, which is now available for a broad public.. All national delegates / clubs should have email.
- The advantage of email is that it is easy forwardable. In view of the information cascade, all newsletters – we will have several target groups & several kinds of newsletters – can be forwarded to inform clubs and members better.
- Thanks to new software and a share point, in the future all knowledge can be used by all co-operators of BCE. This means that an office-team – from which the board is part - will perform the tasks. Note: this is the only way for an affordable office. The good point is that it will intensify friendship relations between the co-operators, who can live scattered over Europe.

- Wir garantieren, dass das klassische Club Office, wie Sie es derzeit kennen, bis zum vierten Quartal des Jahres 2008 weiterbetrieben wird.
- Der Geschäftsplan wird zeigen, wie das Club Office in der Zukunft arbeiten wird. Mehrere Möglichkeiten werden studiert. Welche Lösung auch immer gewählt wird, ein physisches Club Office wird weiterhin bestehen.
- Der Postversand (Papierform) wird gestoppt, nicht nur aus Gründen des Budgets, sondern auch um unsere Mitglieder besser zu informieren. Dies kann über das Internet erfolgen, welches nun für ein breites Publikum zur Verfügung steht. Alle nationalen Delegierten / Clubs sollten über e-Mail verfügen.
- Der Vorteil der e-Mail ist, dass diese leichter weitergeleitet werden kann. Im Hinblick auf die Informationskaskade, können alle Newsletter – wir werden verschiedene Zielgruppen & verschiedene Arten von Newslettern haben – zur besseren Information an die Clubs und Mitglieder weitergeleitet werden.
- Dank neuer Software und einem Share-Point, kann zukünftig alles Wissen von jedem Mitarbeiter innerhalb BCE verwendet werden. Dies bedeutet, dass ein Office-Team – das Präsidium wird Teil davon sein – die Aufgaben durchführen wird. Beachten Sie: dies ist der einzige Weg für ein erschwingliches Office. Der gute Punkt dabei ist, dass es die Freundschaften zwischen den Mitarbeitern, welche über ganz Europa verteilt sein werden, intensivieren wird.

- There has been no investment in the software for the existing website for the past couple of years. The actual BCE website is partly database driven and was developed 7 years ago. Now it is somewhat old fashioned in view of software (not the design, that is up to date).  It can still be used for news etc. but has no real newsletter. There is also the BCE.NET: this is the member section for the clubs, but is not used much. It has an online newsletter section. Clubs can put themselves their events on it and all information about their club. But because it was not used, clubs request the help of the office: they send a mail to the office to change things on the website, but they can do it easily themselves. This part of the website has to be activated in order to save precious time for the office.
- The new website: BCE has invested in a new database driven website. This new website is not finished yet. In coming months this development will be finished.
- BCE has to save money, but since one of the primary tasks of the umbrella is to serve as an information platform between national clubs, the website – including the BCE.net – must be up to date.

- In den vergangenen Jahren wurde nichts in die Software der bestehenden Website investiert. Die derzeitige BCE Website ist teilweise Datenbank betrieben und wurde vor 7 Jahren entwickelt. Nun ist sie im Hinblick auf die Software ein wenig altmodisch (nicht im Design, dies ist up to date). Sie kann für Nachrichten genutzt werden, hat aber keinen wirklichen Newsletter. Dann gibt es ebenfalls noch das BCE.net: dies ist der Mitglieds-bereich für die Clubs, wird aber nicht oft genutzt. Es verfügt über eine Online-Newsletter Sektion. Die Clubs können selbstständig ihre Veranstaltungen und Informationen zu ihren Clubs einstellen. Da dies aber nicht genutzt wurde, fragten die Clubs im Club Office nach Unterstützung: sie sandten e-Mails an das Club Office um Dinge auf der Website zu ändern, aber sie könnten dies ganz einfach selbst tun. Dieser Teil der Website muss aktiviert werden, um die wertvolle Zeit im Club Office einzusparen.
- Die neue Website: BCE hat in eine neue Datenbank betriebene Website investiert. Die neue Website ist noch nicht fertig. In den kommenden Monaten wird diese Entwicklung abgeschlossen sein.
- BCE muss Geld sparen, aber eine der primären Aufgaben des Dachverbandes ist es, als Informationsplattform zwischen den nationalen Clubs zu fungieren, die Website – einschließlich des BCE.net – muss up to date sein.